Banco de Eventos - Ideias que transformam

Metas, planejamento e dedicação constante levam a novos valores.
Na base do programa BE Consciente, está o projeto Identidade BE, que estimula a difusão da sustentabilidade em toda a cultura organizacional da agência. A partir das dimensões econômicas, sociais e ambientais do negócio, foram traçadas metas que, além de focar a melhoria da rentabilidade, visam aprimorar a relação do BE com o público interno, os clientes, os fornecedores, a comunidade, a sociedade e o meio ambiente.
Em 2005, antes do início do BE Consciente, foi feito um diagnóstico do Banco de Eventos, usando como base os Indicadores Ethos. A utilização de ferramentas de
gestão – como Indicadores Ethos, IBASE e relatórios internos – contribuíram para uma auto-avaliação e também para a definição de novas metas e estratégias de crescimento e desenvolvimento sustentável.
Com base nas diretrizes traçadas pelo Comitê de Sustentabilidade, formado
por representantes de todas as áreas da agência, a responsabilidade socioambiental foi incluída no nosso dia a dia e em muitos dos projetos criados e executados pelo BE. Sua prática está claramente estabelecida no Código de Conduta da agência que define as atitudes e comportamentos esperados para o relacionamento dos colaboradores com seus diferentes públicos. O objetivo é manter o alinhamento permanente de todos em relação ao tema e promover a incorporação dos valores institucionais entre as lideranças.
Nos dois primeiros anos de implantação do projeto, houve um aumento de 70% na nota geral dos Indicadores Ethos.

Toda mudança precisa, antes de mais nada, ser uma mudança interna.
Qualquer mudança de atitude deve começar dentro de casa e por essa razão, foi pelo público interno que teve início a jornada da agência rumo à sustentabilidade e à responsabilidade social. Com o projeto Estrelas BE, o Banco de Eventos está empenhado em aumentar a satisfação de suas equipes por meio da humanização dos processos e da valorização dos colaboradores.
O foco está no desenvolvimento profissional, na qualidade de vida, no diálogo e na promoção de uma gestão participativa e de uma cultura organizacional aberta. Entre as conquistas que já foram geradas pelo Estrelas BE, destacam-se:

Convenção Anual

Evento que reúne todos os profissionais para discutir conquistas, metas e desafios da agência, com reconhecimento dos colaboradores que mais se destacaram.

Grupo de Trabalho de Responsabilidade Social

Time que se encontra quinzenalmente para discutir questões internas, elaborar e executar planos. Entre as ações desenvolvidas, está o programa de Qualidade de Vida, com campanhas assentadas sobre três conceitos: respeito, produtividade e relacionamento.

Comunicação

O Banco de Eventos disponibiliza de canais variados para o diálogo e a troca de informações entre suas equipes: o e-mail Diálogo BE divulga dados sobre os negócios e recebe críticas ou sugestões; o Mural apresenta, além do conteúdo do Diálogo BE impresso, clippings e matérias de interesse geral; o FixaBEndo é uma newsletter com notícias sobre projetos, eventos, contratações, mudanças organizacionais e informações culturais.

Centralização das Contratações

Os profissionais são, hoje, selecionados e integrados à empresa a partir de um processo unificado e centralizado na área de Recursos Humanos.

Metas Compartilhadas

As áreas e os colaboradores passaram a ter participação na definição e maior clareza dos objetivos estratégicos do BE, utilizando as avaliações trimestrais que geram inclusive remunerações variáveis baseadas no desempenho das áreas.

Programa de Trainees

Implantado com o intuito de atrair e capacitar jovens talentos para os cargos estratégicos da empresa, o programa tem sido uma ótima fonte de profissionais tanto para o BE quanto para a Holding Clube, da qual faz parte.

Processos de Avaliação de Desempenho e Feedback

Iniciadas avaliações periódicas de desempenho e perspectivas de desenvolvimento dos colaboradores, aprimorando o vínculo com o corpo diretivo.

Quem compartilha divide objetivos e multiplica resultados.
A qualidade das atividades desenvolvidas pelo BE está intimamente ligada à qualidade de seus fornecedores. Anualmente, a agência movimenta cerca de R$ 70 milhões junto a esses parceiros, sendo que, para 35% deles, os negócios com o BE representam um terço de seu faturamento. É, portanto, fundamental sensibilizar essas empresas para os princípios da sustentabilidade e da conduta responsável em seus negócios. Com esse objetivo, o BE criou uma área especialmente voltada para o relacionamento com os fornecedores e lançou o projeto Parcerias Estratégicas.
Os atuais contratos comerciais do BE incluem itens específicos de responsabilidade socioambiental como proibição do trabalho infantil e respeito a padrões ambientais. O projeto Parcerias Estratégicas também fortalece o elo com os fornecedores selecionados, à medida que lhes permite ter acesso à programação anual dos eventos e ações do BE. Isso possibilita investimentos na compra de equipamentos que propiciam benefícios também para os clientes.

Prêmio BE Fornecedor Sustentável

O Prêmio BE – Fornecedor Sustentável, criado em 2008, tem por objetivo fomentar iniciativas de sustentabilidade no mercado de Marketing Promocional.
O Prêmio divide-se em duas categorias: Desenvolvimento de produtos/serviços sustentáveis e Boas práticas de Responsabilidade Social. Na categoria Desenvolvimento de produtos/serviços sustentáveis, buscamos identificar fornecedores que tenham desenvolvido tecnologias, produtos ou serviços que minimizem o impacto no meio ambiente ou gerem benefícios para a sociedade.
Já na categoria Boas práticas de Responsabilidade Social, queremos identificar ações realizadas pelas empresas, que gerem benefícios ambientais, inclusão social ou que promovam a transparência e a qualidade de relacionamento com os envolvidos no seu negócio.
Um comitê analisa os projetos inscritos e seleciona os três melhores de cada categoria.
Já aconteceram duas edições do prêmio, uma em 2008 e a segunda em 2009.

Pequenos gestos, somados, se transformam em grandes mudanças.
Com a atenção voltada também para a preservação do meio ambiente, o BE vem realizando uma série de ações a fim de sensibilizar e educar seus colaboradores para o tema e consequentemente reduzir os impactos ambientais em sua cadeia de consumo. Além da implantação da coleta seletiva de resíduos, as primeiras oportunidades identificadas estavam ligadas ao consumo de papel, copos plásticos e pranchas de isopor (usadas na apresentação de layouts para clientes).
Foi realizada uma campanha interna com intervenções digitais educativas e distribuição de squeezes para os colaboradores. A ampla participação de todos os profissionais, que também levaram o aprendizado para suas casas, assegurou a obtenção de resultados muito superiores às metas estabelecidas:
Em 2007 a meta era reduzir em 15% o consume de papel, o consume de copos plásticos e também o consumo de pranchas de isopor. Os resultados apresentaram uma redução de 48% no consumo de papel, 32% na utilização de copos plásticos e de 63% no consumo de pranchas de isopor.
Outra iniciativa foi a substituição gradual do papel branco por papel reciclado. Esse esforço pode ser comprovado pela redução do número de pacotes de papel branco utilizados, que passou de 1.380 em 2006, para 124 em 2007.
Com os bons resultados, a ação segue evoluindo e novas lixeiras personalizadas foram criadas. Um coletor de águas pluviais também foi instalado.
Os impactos positivos do Planeta BE também foram sentidos no balanço da agência, com uma economia de 16,6% em recursos que deixaram de ser utilizados. Bom para a saúde financeira da empresa, melhor ainda para o meio ambiente.

Ações voltadas à sustentabilidade de cada ação
Para multiplicar a responsabilidade social e ambiental fora dos limites da agência, o BE implantou o projeto Comunicação Responsável. Foram organizados workshops sobre eventos sustentáveis para capacitar a equipe de produção e instrumentalizar cada vez mais seus profissionais e clientes a fim de que percebam a abrangência desses temas. O projeto visa, além de gerar contratações temporárias e potencializar o comércio local, privilegiar a utilização de serviços do terceiro setor, divulgando seus trabalhos.
No que tange à dimensão ambiental, o BE procura implantar a coleta seletiva e encaminhar os resíduos para reciclagem em parceria com organizações não governamentais.

Outras iniciativas são:

Arrastões de limpeza ao final de eventos em locais abertos, como parques e praias; neutralização das emissões de carbono geradas pelas ações; monitoramento do consumo e dos resíduos produzidos e estímulo para que seus principais fornecedores de cenografia utilizem madeira de extração autorizada pelo IBAMA, com certificação de DOF (Documento de Origem Florestal) ou selo do FSC (Forest Stewardship Council).
Com esse duplo olhar – para o presente da sociedade e para o futuro do planeta – o projeto Comunicação Responsável vem colecionando bons exemplos de realizações que refletem a sustentabilidade em sua elaboração.

O Banco de Eventos quer ir além de seus limites, contribuindo para o aprimoramento constante do mercado de comunicação. Com esse intuito, associou-se ao
Instituto Ethos, em 2006, e vem incentivando a discussão de questões relacionadas à ética e à transparência junto a entidades de seu segmento como a AMPRO
(Associação de Marketing Promocional).
Firmada em 2007, a parceria com a Lynx, empresa de consultoria em responsabilidade social da Holding Clube, tem feito com que o envolvimento do BE ganhe profundidade e assuma um compromisso mais perene. O combate à corrupção é outro tema de grande relevância na agência e vem sendo abordado de diversas formas, com destaque para sua formalização no Código de Conduta. Nas ações em locais públicos, são sempre oferecidas contrapartidas sociais, inibindo a solicitação de propinas.

Criado em 2006, o projeto Olhos de Lince incentiva a aproximação com os clientes à medida que procura avaliar seus objetivos estratégicos e propor soluções que agreguem valor a seus negócios. O foco inicial são os principais clientes da agência, para os quais foram traçados planos que permitem identificar oportunidades e obter melhores retornos no médio prazo. Como resultado desse relacionamento, as equipes estão operando de maneira mais planejada, com base em pesquisas, e gerando relatórios mais claros.
Nesse contexto, em 2007, o BE solicitou ao Instituto IBOPE uma pesquisa com o intuito de conhecer as necessidades do mercado, por meio de 120 entrevistas com clientes atuais e potenciais. Os resultados – em geral, superiores aos da concorrência – revelaram que 48% dos entrevistados atribuíram ao BE notas 9 ou 10, sendo que a média geral da agência ficou em 8,3. Os atributos com avaliação superior foram: soluções em caso de imprevistos, cumprimento de prazos, criatividade e inovação. Na análise dos serviços prestados, para 52% dos entrevistados, as expectativas iniciais foram superadas, enquanto apenas 12% não tiveram suas expectativas totalmente atendidas. As necessidades dos clientes apontadas no levantamento fazem, agora, parte do planejamento estratégico da agência.

A estruturação do projeto Comunidade BE, em 2006, resultou na definição do foco de atuação social da agência: jovens com dificuldades de inserção no mercado de trabalho. Para conseguir resultados transformadores, foi firmada uma parceria com o Instituto Criar de TV, Cinema e Novas Mídias, fundado pelo apresentador Luciano Huck, para a contratação de estagiários, sendo que, dos três contratados em 2007, dois foram efetivados na área de produção da agência.
Também foram selecionadas quatro instituições – Instituto Ethos, Projeto de Incentivo à Vida (PIVI), Associação Viva e Deixe Viver e Projeto Quixote – para realização de trabalho voluntário. Os profissionais do BE atuaram em ações ligadas ao escopo de suas atividades como a criação de material de apresentação do Projeto Quixote e o planejamento e produção de duas edições da Conferência Internacional do Instituto Ethos. A escolha do Instituto Ethos como beneficiado foi baseada na abrangência de seu evento que promove a sustentabilidade em diversas empresas, incluindo clientes do BE.
Os colaboradores participam de campanhas para arrecadar recursos ou roupas encaminhados às instituições sociais parceiras que também recebem doações de equipamentos de informática da agência. O BE procura ainda envolver os fornecedores nas ações com as ONGs e alguns já colaboraram com a prestação gratuita de serviços.